Las sociedades "dormidas" no existen para Hacienda: el costo real de tener SA que no usás

Es una de las decisiones patrimoniales más comunes en Costa Rica y en la región: separar los bienes adquiridos a lo largo de una vida productiva, patrimonio familiar y beneficios por gestiones empresariales y registrarlo en sociedades. Una para la casa, otra para el carro, otra para el lote, y otras para el negocio. La idea tiene lógica —ordenar y proteger el patrimonio, separar riesgos— pero arrastra un supuesto que, con el tiempo, nos hace valorar la funcionalidad y realidad de mantener estas sociedades, comprendiendo los cambios y regulaciones que las autoridades disponen con las actualizaciones a diferentes normativas según el momento histórico y políticas públicas que marquen la pauta.

Siendo esto una coyuntura que enfrentan todas las razones sociales tanto activas cómo patrimoniales. Esto porque una sociedad inactiva existe igual que una activa. Año a año tiene un precio y una lista de obligaciones que muchos dueños descubren tarde, casi siempre en el peor momento: cuando quieren disponer de los bienes y se enfrentan con obligaciones que deben cumplir antes si desean actualizar el destino del patrimonio.

La situación: negocios, sucursales, locales, casas, vehículos… ¿cómo protejo mis bienes ante situaciones ajenas a mi control?

Por mucho tiempo, había una recomendación constante entre empresarios, asesores y firmas especializadas: la mejor opción para mitigar riesgos era la segmentación de bienes y operaciones empresariales en sociedades. No obstante, la modernización pública, así como las diferentes organizaciones internacionales que rigen el marco normativo y las mejores prácticas para combatir la evasión, competencia desleal y actividades criminales, de manera regular emiten sus actualizaciones; y con ellas cada uno de los países adecua a sus necesidades y legislación los cambios necesarios para generar confianza en los usuarios y entes interesados.

Es así como, volviendo al entorno local, las autoridades de Costa Rica —delegadas en su Administración Tributaria— han impulsado e implementado cambios que implican obligaciones, tributos, control y fiscalización de las sociedades legalizadas.

Empezamos con pagos anuales por lo que en términos propios en la firma hemos bautizado como un impuesto por existir: este tipo de canon, que va desde $150 hasta $475, es una obligación anual. Continuamos con declaraciones informativas para conocer, con un detalle no menor, el tipo de bienes y patrimonio de aquellas sociedades que no mantienen actividad comercial y cuya finalidad es la salvaguarda de bienes por parte de sus propietarios. Y, en un cierre completo de la trazabilidad y control que las autoridades realizan sobre sus contribuyentes, está finalmente el registro de transparencia y beneficiarios finales, que no es ni más ni menos que la revelación de las personas propietarias que tienen participación en sociedades debidamente registradas. Por lo anterior, una conclusión clara es: entre más compleja es una estructura, en paralelo deben crearse las herramientas y controles necesarios que permitan mantener coherencia y seguridad en los sistemas y entidades.

El momento en que el problema aparece

La realidad de las sociedades patrimoniales, o llamadas inactivas, es que justamente su naturaleza genera una sensación de que están "apagadas" y, por lo tanto, no genera la sensación de obligatoriedad y dimensión sobre su estado. Pero suceden momentos, oportunidades, decisiones familiares o simplemente mi realidad de hoy no es la misma que cuando hice la sociedad. Y en ese momento mi asesor me indica que tengo impuestos sin pagar, información no presentada que potencialmente me implica sanciones y multas. O, en los casos de mayor tensión, recibimos un correo electrónico sobre requerimientos de pagos o avisos de obligaciones no presentadas por parte del Ministerio de Hacienda: esas comunicaciones que nos generan incertidumbre, duda y en las que ponemos a nuestra memoria inmediata —y la de largo plazo— a ubicar fechas, llamadas o correos que nos permitan validar si estamos en orden o hay tareas por cumplir.

Nuestro criterio: tener sociedades no es una estrategia; gobernarlas, sí

Tener sociedades no ordena nada por sí solo; lo que ordena es control con un criterio. La pregunta correcta no es "¿cuánto me cuesta mantener cada una?", sino "¿mi estructura patrimonial responde a un diseño, o simplemente se fue acumulando con los años?". Son dos situaciones muy distintas, y solo la primera protege de verdad.

Vista como sistema, la cuenta cambia de sentido. Cuatro o cinco sociedades son cerca de ₡1 millón al año en impuestos, más tres declaraciones por cada una, más el riesgo acumulado en silencio. Para algunos bienes ese costo está plenamente justificado: la separación patrimonial cumple una función real y vale la pena sostenerla al día. Para otros, la sociedad quedó vacía, duplicada o sin propósito, y lo sensato es disolverla de forma ordenada antes de que acumule deudas que compliquen justo el bien que debía proteger.

Lo que no recomendamos nunca es el punto medio en el que está la mayoría: sociedades ni bien mantenidas ni disueltas, juntando obligaciones vencidas hasta que aparece el problema. Ese punto medio es el más caro de todos, aunque en el momento se sienta como el más cómodo.

Cómo lo abordamos en VMA

Entendemos los objetivos y preocupaciones de las personas que confían en una estructura societaria para resguardar el esfuerzo que han construido históricamente. Nuestra línea de trabajo es clara: qué se tiene hoy, si cumple con lo que se quiere, si es la mejor solución existente o si hay posibilidad de valorar opciones. Contestando preguntas clave formamos la carretera, colocamos las señales necesarias para que el interesado en usarla comprenda las condiciones, advertencias y distancias para llegar al destino deseado.

Nuestros pilares de comunicación y comprensión nos permiten construir las mejores bases posibles para que las recomendaciones y planes de acción se alineen entre las necesidades de nuestros clientes, el cumplimiento con las autoridades y la visualización sobre cambios y modificaciones que, con el transcurrir del tiempo, se materialicen.

No se trata de tener más sociedades ni de tener menos, sino de tener las que corresponden a tu realidad, cada una con un propósito claro y su cumplimiento al día. Esa es la diferencia entre una estructura patrimonial que trabaja para vos y una colección de sociedades que, en silencio, trabaja en tu contra.